1. Wie is verantwoordelijk?
Walda werkt is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen dienstverlening. Voor privacyvragen of een verzoek over jouw gegevens kun je rechtstreeks een e-mail sturen.
2. Welke gegevens worden verwerkt?
Afhankelijk van het contact kan het gaan om jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, afspraakgegevens, factuurgegevens en de informatie die je zelf deelt. Tijdens coaching of vertrouwenswerk kunnen uitsluitend wanneer dat nodig is beperkte werkaantekeningen worden gemaakt.
3. Waarom worden gegevens gebruikt?
- om een vraag te beantwoorden en een afspraak te maken;
- om een overeenkomst of opdracht uit te voeren;
- voor veilige en zorgvuldige dienstverlening;
- voor facturatie en de wettelijk verplichte administratie;
- om misbruik en beveiligingsproblemen te voorkomen.
De verwerking is gebaseerd op jouw verzoek, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of — wanneer dat voor bijzondere persoonsgegevens nodig is — jouw uitdrukkelijke toestemming.
4. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige informatie
In coaching kunnen onderwerpen als gezondheid, rouw en psychisch welzijn aan bod komen. Dit zijn gevoelige gegevens. Walda werkt legt daarvan niet meer vast dan noodzakelijk en bespreekt vooraf welke informatie werkelijk nodig is. Toestemming kan worden ingetrokken; dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig waren.
5. Vertrouwelijkheid en delen met anderen
Persoonsgegevens worden niet verkocht. Gegevens worden alleen gedeeld met dienstverleners die nodig zijn voor bijvoorbeeld hosting, e-mail of administratie, wanneer de wet dat verplicht of wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven.
Betaalt een werkgever een coachingstraject, dan ontvangt die werkgever geen inhoud uit gesprekken. Doel, aanwezigheid of voortgang worden alleen teruggekoppeld voor zover daar vooraf duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Bij vertrouwenswerk wordt informatie niet herleidbaar met de werkgever gedeeld zonder toestemming, behoudens een wettelijke verplichting of een acute noodsituatie.
6. Beveiliging, website en bezoekersstatistieken
Walda werkt neemt passende organisatorische en technische maatregelen en beperkt de toegang tot gegevens. De website wordt extern gehost. De hostingpartij kan technische gegevens en beveiligingslogboeken verwerken om de website te laten functioneren en beveiligen.
Voor geaggregeerde bezoekersstatistieken gebruikt Walda werkt Cloudflare Web Analytics. Daarmee worden onder meer aantallen bezoeken en bekeken pagina’s gemeten. Deze dienst gebruikt hiervoor geen trackingcookies of permanente identificatoren en wordt niet gebruikt om individuele bezoekers te volgen of advertentieprofielen te maken.
7. Bewaartermijnen
- Een losse contactvraag zonder vervolg: maximaal 6 maanden na het laatste contact.
- Beperkte cliënt- of opdrachtnotities: in beginsel maximaal 2 jaar na afronding, tenzij eerder verwijderen mogelijk is of langer bewaren aantoonbaar noodzakelijk is.
- Facturen en basisgegevens van de administratie: 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht.
Gegevens worden eerder verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet meer nodig zijn, tenzij een wettelijke verplichting of een lopend geschil langer bewaren vereist.
8. Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen een verwerking. Je kunt ook toestemming intrekken. Stuur daarvoor een e-mail; Walda werkt kan vragen om voldoende informatie om jouw identiteit veilig vast te stellen.
Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de werkwijze, gebruikte diensten of wetgeving veranderen. De nieuwste versie staat steeds op deze pagina.